Controle op gereden kilometers is essentieel voor zakelijk vervoer *

In beide gevallen is het belangrijk dat je over de juiste gegevens beschikt. Daarom wordt in de transportsector meestal gebruik gemaakt van een tachograaf of een ander systeem waarmee de gereden kilometers worden geregistreerd. In vrachtwagens en bussen voor personenvervoer is een tachograaf verplicht in verband met de rijtijdenwet. Maar steeds meer werkgevers willen kilometerregistratie voor hun administratie, ook omdat er vaak gebruik wordt gemaakt van leaseauto’s.

Betrouwbare systemen voor kilometerregistratie

Je wilt als ondernemer natuurlijk kunnen beschikken over betrouwbare gegevens, en dan het liefst zodanig dat je ze meteen kunt importeren in de boekhouding of kunt doorsturen naar je boekhouder. Deze gegevens moet je ook kunnen verstrekken als de Belastingdienst een controle uitvoert op de administratie van je bedrijf. Dit kan tot gemiddeld 5 jaar terug, dus zorg er ook voor dat je gegevens van andere jaren nog beschikbaar hebt. Als de informatie die je verstrekt niet overeenkomt met eerder gedane aangiftes, dan kan dit een naheffing en boete tot gevolg hebben.  Ook daarom is het belangrijk om de gereden kilometers goed bij te houden door gebruik te maken van een betrouwbaar systeem.

GPS registratie

Als je gebruik maakt van rittenregistratie via GPS dan beschik je over een betrouwbaar systeem. Een bijkomend voordeel is dat je gedurende een werkdag ook precies kunt zien waar je wagens zich bevinden. Heel handig als je de planning moet omgooien vanwege een spoedklus of andere dringende reden. Ook kun je via dit systeem de klanten op de hoogte houden wanneer ze hun levering kunnen verwachten of hoe laat de monteur voor de deur zal taan. Dit soort informatie wordt door veel klanten zeer op prijs gesteld.

Welk systeem is de beste optie?

Welk systeem voor jouw bedrijf het beste werkt hangt af van welke eisen je hebt. Welke gegevens wil je kunnen verzamelen en hoe wil je dit aangeleverd krijgen. Je kunt contact opnemen met Accredis. Zij maken al vele jaren GPS volgsystemen voor auto’s, zowel personenauto’s als bussen en vrachtwagens. De mogelijkheden worden steeds uitgebreider omdat de systemen veel geavanceerder zijn dan de ouderwetse tachografen van enkele decennia geleden die nog met een ponskaart werkten. Nu lees je op afstand de gegevens uit en hoeft je medewerker daarvoor niet eens meer naar de zaak te rijden. Uiteraard moet je personeel weten dat de kilometers die met de auto van de zaak worden gereden, worden geregistreerd, al is dit vandaag de dag eerder regel dan uitzondering. Een medewerker mag doorgaans geen privé kilometers rijden. Als dit wel is toegestaan dan kun je deze gegevens ook gescheiden registreren, zodat duidelijk is welke kilometers voor de boekhouding van de zaak van belang zijn en welke niet. Je kunt privé kilometers als je dat wilt ook apart in rekening brengen aan het personeel als hierover bepaalde afspraken zijn gemaakt.