Zo organiseer je het perfecte bedrijfsfeest *

Hiervoor wordt vaak een grote zaal afgehuurd en er treden artiesten op. Grote bedrijven hebben hiervoor ook het benodigde budget dat kleine ondernemingen vaak niet hebben. Een artiest laten optreden kost al snel een paar duizend euro. Zeker als het om een artiest gaat die op dat moment in de belangstelling staat.

Save the date

Communiceer de datum van het bedrijfsfeest zo vroeg mogelijk van tevoren zodat iedereen die in de agenda kan zetten. Houd er rekening mee dat niet iedereen zal komen. Sommige collega’s zullen het bekendmaken van de datum aangrijpen om ervoor te zorgen dat ze ‘helaas’ verhinderd zijn. Dit valt niet te voorkomen, niet iedereen wil op een vrije avond met collega’s worden geconfronteerd en een feestavond is simpelweg niet aan iedereen besteed.

Boek een artiest ruim op tijd

Zodra je weet op welke datum het bedrijfsfeest plaatsvindt, kun je artiesten boeken. Dit doe je als één van de eerste dingen, want de agenda van veel artiesten loopt snel vol. Minstens een half jaar van tevoren boeken is dus echt niet ongewoon. Je boekt een artiest in de meeste gevallen via een boekingskantoor. Het kantoor neemt je aanvraag aan en overlegt met de artiest. Als die akkoord gaat wordt de boeking bevestigd. Je ontvangt dan ook de zogenaamde ‘rider’. Hierin staat wat je moet regelen voor het optreden. Er moet een podium zijn en de voorgeschreven geluidsinstallatie. Daarnaast moet er een comfortabele kleedkamer beschikbaar zijn. Veel artiesten hebben daarnaast wensen voor eten en drinken in de kleedkamer.

Voor ieder wat wils

Een bedrijfsfeest moet als het even kan bij de meerderheid van het personeel in de smaak vallen. Natuurlijk kun je het nooit iedereen naar de zin maken. Maar als je bijvoorbeeld twee of drie artiesten wilt laten optreden, zorg dan voor de nodige variatie. Bijvoorbeeld een rockartiest en een artiest die Nederlandstalige meezingers brengt. Voorafgaand aan en tussen de optredens door kun je bijvoorbeeld een DJ laten draaien om het publiek alvast op te warmen voor de komende optredens. Een artiest treedt doorgaans een half uur op. Wil je een langer optreden dan moet je rekening houden met een pauze.

Waar boek je de beste artiesten?

Een keur aan Nederlandse artiesten kun je boeken via Lukassen boekingen. Op de website vind je een overzicht van alle artiesten die zij in hun ‘portefeuille’ hebben. Je ziet direct de kosten voor een optreden van een half uur, met uitzondering van enkele zeer populaire acts. Houd altijd een plan B achter de hand voor het geval een artiest verhinderd is. Soms hebben artiesten een clausule in hun contract dat een optreden op locatie mag worden gecanceld als de artiest wordt gevraagd voor een tv-optreden. Ook kan een artiest wegens ziekte verhinderd zijn. Wanneer het om een buiten evenement gaat is het verstandig om een slecht weer scenario achter de hand te hebben.