Voor een evenement is het om meerdere redenen handig of zelfs noodzakelijk om toegangscontrole toe te passen.
Als het om een betaald evenement gaat dan is het uiteraard zaak om alleen mensen toe te laten die een kaartje hebben gekocht. Maar ook bij een gratis evenement is het vaak noodzakelijk om te weten hoeveel mensen er aanwezig zijn.
Veiligheid voor alles
In het verleden zijn er ongelukken gebeurd omdat bij evenementen te veel mensen aanwezig waren. Dit kan gevaarlijk zijn bij een evacuatie en ook kunnen bezoekers in de verdrukking komen in een te grote mensenmassa. Daarom wordt vandaag de dag steeds vaker gekozen voor het werken met toegangskaarten, ook als de toegang gratis is. Politie en brandweer willen vooraf graag weten hoeveel mensen er op een evenement af komen, ook als dit buiten wordt georganiseerd. Bij een bepaald aantal bezoekers is het bijvoorbeeld verplicht om EHBO’ers paraat te hebben om bezoekers te helpen als dat nodig is. De ruimte of het terrein moet geschikt zijn voor het beoogde aantal bezoekers, hier gelden richtlijnen voor die doorgaans door de brandweer worden uitgegeven.
Digitale toegangsbewijzen
Kaartjes voor een evenement worden in de meeste gevallen niet meer aan een kassa verkocht of per post opgestuurd. De bezoekers ontvangen ze per e-mail. Uitprinten is ook niet meer nodig. Toegangsbewijzen worden voorzien van een barcode of QR-code. Die wordt vervolgens direct vanaf de smartphone gescand met een bluetooth barcode scanner. Deze controleert direct of het om een geldig toegangsbewijs gaat. Zo niet dan wordt de toegang geweigerd. Zo worden mensen met illegale tickets al bij de ingang geweerd. Bezoekers van het evenement kunnen vlot doorlopen omdat het scannen heel snel gaat. Je kunt voor het scannen van de toegangskaarten meerdere scanners gebruiken als er meerdere ingangen zijn. Het systeem houdt bij welke kaarten zijn gescand. Er wordt steeds vaker gewerkt met een QR code omdat deze veel meer informatie kan bevatten dan een streepjescode.
Wat moet er nog meer worden geregeld?
Voor een evenement moet natuurlijk niet alleen de kaartverkoop worden geregeld. Als er artiesten komen optreden dan moeten die op tijd worden geboekt. Er moet een podium komen en een geschikte geluidsinstallatie. Artiesten hebben hier doorgaans richtlijnen voor. Een installatie kun je huren bij hierin gespecialiseerde bedrijven. Zorg ook voor een geschikte kleedkamer voor de artiest waar deze zich kan voorbereiden op het optreden. Gaat het om een openlucht evenement? Houd dan rekening met regen. Een overdekt podium is aan te raden, want ook een klein beetje regen kan instrumenten en geluidsinstallaties beschadigen. Houd ook een alternatief plan achter de hand voor het geval de door jou geboekte artiest op het laatste moment afzegt wegens ziekte of een andere reden. Veel artiesten hebben in hun contract staan dat ze een optreden op locatie mogen afzeggen als ze worden gevraagd voor een groot festival of voor een optreden dat op tv wordt uitgezonden.
* Uitleg over dit bericht, de ster in de titel en de ‘pen met munten’ leest u hier
