banner

De papierwinkel van de Gemeente Oisterwijk


Deel 4 in de soap ‘dom, dubbeldom, driedubbeldom’ gaat over de ontknoping, het einde, het resultaat.

Even de reminder, waar het ook al weer om ging:

Inwoner vraagt om informatie aan de gemeente Oisterwijk via de mail, de ambtenaar stuurt aan deze inwoner een brief of deze het verzoek via de post wil sturen, met een echte postzegel dus. Die ambtenaar doet dat daarna nog een keer (dubbel dus). Inwoner doet wat hem gevraagd wordt. Dan is het even stil, dus inwoner belt en krijgt na wat kastje muur gesprekken het verzoek zijn aanvraag in te trekken,  dan kan hij alsnog zijn papieren ontvangen. Of hij moet er voor betalen. Geen sprake van, na wat protest kan het dan toch anders…

De ontknoping

De inwoner heeft de stukken ontvangen. ‘Ik kreeg eerst via de post een brief dat de stukken toegezonden zouden worden. Daarna volgde een e-mail met de stukken als bijlage.’ Zeer nieuwsgierig kijken we wat het nou eigenlijk is, wat die meneer heeft gevraagd, en heeft gekregen, en waarom dat nou zo spannend was. In de bijlage treffen we twee documenten. Het zijn kopietjes van een vergunningaanvraag die op 4 en 18 mei zijn opgesteld en in het digitale systeem van de gemeente werden opgeslagen. Geen moeilijke vragen, geen lastig uitzoekwerk, geen diepe donkere archiefkelders, en nee er hoeft geen raads- of collegevergadering over te worden gehouden.

Kan het misschien ook zo: klik rechtermuisknop, kies verzenden aan, typ mailadres, klik op verzenden…

 

Lees ook het vorige deel 3 in deze soap:

Gemeente Oisterwijk doet driedubbel dom

Driemaal dom, dus driedubbel dom. Gemeente Oisterwijk maakt nog geen hele goede indruk bij onze westerburen.

Eerst werd een vraag van een inwoner uit Tilburg, die via mail aan de gemeente werd verzonden, afgedaan met een verzoek om een brief per post te zenden. Het werd deel 1 in wat we de ‘stenentijdperk soap’ noemen. Deel twee van deze soap ging om dubbeldom, want het vreemde verzoek om per brief te reageren werd niet eenmaal, maar tweemaal verzonden. Vandaag zoals de kop al aangeeft deel drie, want Gemeente Oisterwijk doet driedubbel dom.

‘Ik heb nog steeds niet de gevraagde informatie ontvangen. Bij een telefoontje van mij aan de gemeente werd ik door ambtenaar A naar ambtenaar B verwezen, en kreeg daarna ambtenaar B die mij vervolgens naar ambtenaar A stuurde. Toen kreeg ik daarna een telefoontje terug, nu van ambtenaar C,’ aldus de volhardende vragensteller, die gewoon antwoord wil op een paar redelijk eenvoudig te beantwoorden vragen.

Beetje vreemd

Na het kastje en muur spelletje werd dan eindelijk duidelijk waarom er nog geen antwoord was.  Meneer moest zijn schriftelijke verzoek eerst intrekken!! Euh, pardon?  Er was een verzoek in de mail, maar daar kon men niets mee, het moest formeel via de post, en nu moest hij dat juist weer intrekken??

Geld

‘Als ik mijn verzoek in zou trekken zou ik de gevraagde informatie kunnen krijgen.  Zo niet dan zou ik 95 cent per kopie moeten betalen. Ik wees er op dat ik duidelijk had gevraagd om toezending per mail om de kosten voor mij (en gemeente) te beperken. En ook had ik gevraagd om kosteloze toezending. Maar deze ambtenaar gaf aan dat ook bij toezending via de mail die kosten in rekening zouden worden gebracht.’ Uiteraard ging de vragensteller hier niet mee akkoord. ‘Ik sprak mijn verbazing uit over dit alles. Ik gaf aan dat ik niets in zou trekken, bij mijn verzoek bleef en de stukken via de mail wilde hebben.’

Blijkbaar hebben de ambtenaren elkaar vanmorgen op het gemeentehuis nog even flink bezig gehouden, en zijn er gesprekken gevoerd tussen, A, B, C en misschien nog wel meer letters in het ambtenaren alfabet. Ze zullen zich hebben afgevraagd: ‘Hoe zit dat nou met die vraag, wat die meneer wil, en de Wet Openbaarheid Bestuur?’ Na wat wikken en wegen, en zonder dat iemand zich blijkbaar afvraagt wat dat allemaal kost, kwam dan eindelijk het verlossende woord: ‘Ik krijg wat ik heb gevraagd. Volgende week komt er een (positieve) beslissing.’ En met een positief toontje: ‘Ze gaf desgevraagd ruiterlijk toe zelf de WOB niet te kennen. Dat vond ik wel weer sympathiek.’

Cliffhanger

Volgende week dus deel 4, misschien wel het laatste deel, of niet… spannend!

Lees ook het vorige deel 2 in deze soap:

Gemeente Oisterwijk doet dubbel dom

Vandaag kwam het heuglijke nieuws, de volgende stap in het geweldige communicatieprocessen van ‘onze’ gemeente Oisterwijk, en wel de reactie op onderstaande toch wel heel erg ouderwetse manier van werken. Daarom vandaag deel 2 in de soap ‘Communicatie Gemeente Oisterwijk stamt uit stenentijdperk’.

Stelt u zich voor: Toch wel nieuwsgierig zat de brievenontvanger naar de enveloppe te kijken die vandaag in de bus viel, met het logo van de Gemeente Oisterwijk, het Pareltje in het Groen. Zou er dan toch een antwoord komen op zijn vragen? Zou de gemeente Oisterwijk zijn allerredelijkste verzoek alsnog hebben gehonoreerd?

Helaas

Zijn mail met vragen werd afgelopen week beantwoord met het verzoek de vragen per post te stellen (zie onder); vandaag ontving de vragensteller een brief, jawel, met exact dezelfde boodschap! De gemeentelijke communicatie heeft dus niet eenmaal, maar tweemaal gevraagd naar de reeds bekende weg.

Meer, meer…

Stelt u zich voor, bureau van ener ambtenaar der gemeente Oisterwijk, achter zijn bureau: Mail lezen, uitprinten, stempel van ontvangst er op, briefnummer registreren, inscannen, doormailen (jawel) naar de juiste afdeling, uitprinten, nog eens goed lezen, brief opstellen met de vraag ‘stuur uw vraag per post’, adres overtypen, printje maken, envelop er om en postzegel likken, brievenbus… Klaar? Nee, nog een keer: Mail lezen, uitprinten, stempel van ontvangst er op, briefnummer registreren, inscannen, doormailen (jawel) naar de juiste afdeling, uitprinten, nog eens goed lezen, brief opstellen met de vraag ‘stuur uw vraag per post’, adres overtypen, printje maken, envelop er om en postzegel likken, brievenbus…

Hieronder het eerste deel van deze soap. Vast en zeker binnenkort deel 3…

Eerder bericht wat later deel 1 zou worden in deze soap:

Communicatie Gemeente Oisterwijk stamt uit stenentijdperk

De gemeente Oisterwijk is niet bij machte een redelijk eenvoudige vraag via de mail te beantwoorden.

De gemeente geeft via social media soms antwoord op vragen, maar veelal niet. Jammer, want je zou denken, als je meedoet op social media, kan je ook de gewoonten van die media en haar gebruikers respecteren. Een direct aan de gemeente gestelde vraag zou dan toch beantwoord mogen worden. Soms vragen ze je verzoek per mail in te sturen en als goede burger doe je dat dan…

Wat in ieder geval zeker is, is dat -email op de gemeentelijke website als normaal postmiddel wordt gezien. Zo ook in het dagelijkse verkeer tussen bijvoorbeeld de pers, of vragen van verenigingen, je kan ze stellen via mail aan de ambtenaren.  Ook dan is niet zeker dat je antwoord krijgt, soms worden die mails beantwoord met een bevestiging, maar het antwoord wil nog wel eens op zich laten wachten…

Tot zover niks geks voor een doorsnee gemeente, de gemiddelde burger is wel wat bureaucratie gewend.

Totdat we vandaag bericht kregen van een vragensteller, die via e-mail een redelijk eenvoudige vraag heeft gesteld. In reactie op zijn mail, kreeg de afzender via de post een verzoek, om de vraag nogmaals te stellen in een postbrief!! Dus iemand stelt een vraag, en krijgt antwoord met de vraag die vraag te herhalen op een stuk papier…   ‘Ik weet dat tot tien jaar terug veel gemeenten deze werkwijze hadden bij informatieverzoeken, maar dat lijkt me nu toch wel erg achterhaald,’ aldus de vragensteller.

Goede bedoelingen

Jammer is dat de vragensteller goede bedoelingen had. In tegenstelling tot veel klagers, die in dit geval hun ongenoegen hebben geuit over het Intents Festival, is deze man zich juist bewust dat de organisatie van Intents Festival van goede wil is. Alvorens te oordelen, zou hij graag wat informatie ontvangen over de normen en gemeten waarden, alsmede de meettechniek. Informatie die heel eenvoudig in een mail beantwoord kan worden. Op deze manier wekt de houding van de gemeente duidelijk irritatie op.

Voor wie de gemeente een vraag wil stellen; de keuze is bellen, bezoeken, mailen, twitteren of facebooken… maar of u antwoord krijgt?

Delen:

Geef uw reactie

Graag met gepaste bewoording. Ongepast gedrag melden via mail@oisterwijknieuws.nl